Hoàn toàn không phóng đại hay quá bi quan khi nhận xét về tình hình ứng dụng CNTT tại Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh, nơi được xem như đầu mối thực hiện chương trình "Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước", rằng: còn lãng phí, kém hiệu quả và chưa đúng tầm!. Đó là nhận định trong bài viết của ông Diệp Văn Sơn, đại diện Cơ quan thường trực miền Nam, Bộ Nội Vụ. VietnamNet xin được trích dẫn nội dung bài viết này.
Thực trạng
Khảo sát tại Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh cho thấy: chỉ 20/65 chuyên viên (30%) sử dụng thường xuyên và thành thạo mạng máy tính; gần 70% còn lại ít sử dụng máy vi tính hoặc không biết soạn thảo văn bản trên máy tính và tìm kiếm thông tin trên mạng.
 |
| Ứng dụng THH QLHCNN một cách đồng bộ trong các cơ quan không phải chuyện dễ. Sẽ dễ lâm vào cảnh lơ ngơ, không hiệu quả như thế này!. (Ảnh: HS) |
Kết quả, phòng Hành chính của Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh đang thực hiện cách làm "bán thủ công" khi đưa thông tin lên mạng: Tự đánh máy văn bản các nơi gửi đến hoặc mang đĩa mềm đến các sở, ngành chép văn bản về rồi đưa lên.
Nguyên nhân
Thứ nhất, do Văn phòng chưa ban hành "Quy chế truy cập mạng", không quy định cụ thể trách nhiệm và quyền hạn vận hành, bảo trì, sửa chữa thiết bị ở các tổ, phòng và cả chế độ cập nhật, chia sẻ thông tin với cơ quan, đơn vị trong mạng. Do đó, thông tin bị "cát cứ" tại nơi đã soạn thảo, máy trạm sở, ngành ít được sử dụng.
Tin học hóa quản lý hành chính (THH QLHC) tại Văn phòng thực hiện từ trước 2001 nhưng mãi gần đây, tháng 11/2003, Văn phòng mới ban hành "Quy định tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản" kèm theo Quyết Định số 94/QĐ-Văn phòng. Thế là trong khoảng thời gian dài trước đó, văn thư, đánh máy vẫn thực hiện công việc theo kiểu cũ. Việc đăng nhập thông tin trên mạng chỉ do phòng Hành chính thực hiện nên thường không đầy đủ.
Thứ hai, trong công tác quản lý, điều hành, Văn phòng chưa hình thành Ban Quản Lý mạng tin học diện rộng cấp lãnh đạo mà chỉ có Tổ Tin Học nên không đủ tầm quản lý, điều phối trên toàn mạng. Kết quả là các sở, ngành không tuân thủ quy định về mã chữ cũng như không cung cấp tập tin văn bản dự thảo.
Từ giữa năm 1998 đến nay, Văn phòng chỉ quản lý bằng cách sửa chữa hỏng hóc mà không có chế độ quản trị và bảo trì thường xuyên, không nâng cấp phần mềm, không bồi dưỡng kỹ năng cho người dùng nên hiệu quả sử dụng thấp.
Từ năm 2000, Văn phòng đã quan tâm triển khai phần mềm quản lý dự án và phần mềm quản lý hồ sơ khiếu nại, nhưng như đã nói ở trên, các sở, ngành không cập nhật thông tin nên phần mềm có cũng... như không!, Tổ Pháp Chế và Tổ Dự Án không thể sử dụng các luồng thông tin này. Ngoài ra, do không có quy định về cập nhật và sao lưu dữ liệu thường xuyên (back up) nên dữ liệu trên mạng thiếu, nguời sử dụng vì thế lạnh nhạt dần với mạng.
Cách nào khắc phục?
 |
| Chuyển giao phòng Quản lý CNTT thuộc Sở KHCN TP.HCM sang Sở BCVT |
THH QLHC không chỉ cần công nghệ mà còn cần kế hoạch, lộ trình cải cách hành chính. Ở đây, những việc cần làm với Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh là:
Về tính pháp lý: Văn phòng nên xây dựng và ban hành quy chế truy cập mạng tin học diện rộng, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng máy trạm trong mạng về: quy trình nhập liệu và xử lý dữ liệu, mức độ tham gia xử lý dữ liệu của các đơn vị liên quan. Kiểm tra định kỳ việc thực hiện quy trình, sửa chữa và rút kinh nghiệm.
Cần tập hợp, phổ biến và tạo điều kiện tra cứu dễ dàng các tài liệu sử dụng phần mềm đã có trong mạng. Đối với mỗi phần mềm sắp thực hiện, cần thành lập ban quản lý đề án và nhóm đại diện sử dụng phần mềm, quy định cụ thể trách nhiệm để đảm bảo phần mềm khả thi và chỉnh lí kịp thời, luôn sát thực tiễn. Những hợp đồng phần mềm lớn cần thuê tư vấn. Cần có phần mềm quản lí riêng đối với hồ sơ chuyên ngành có số lượng lớn như "Cấp giấy phép đầu tư", "Giải quyết khiếu nại - tố cáo",...
Với mạng của Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh, cần nâng từ 4 lên 20 đường truyền để không bị nghẽn mạch, hỗ trợ các máy trạm trong hệ thống dễ dàng gửi thư điện tử nội bộ cho nhau hay tải văn bản lên mạng. Cấp quyền truy cập cho đến từng thành viên.
Về người sử dụng: Cần quy định trình độ tin học tối thiểu đối với chuyên viên để làm cơ sở tuyển chọn hoặc đào tạo. Định kì tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học thực tế cho người sử dụng; có nhận xét đánh giá khả năng sử dụng máy vi tính trong công tác theo định kì. Ở đây, vai trò Giám Đốc Thông Tin (CIO) - một tổng công trình sư - cho mọi hoạt động ứng dụng CNTT trong Văn phòng rất quan trọng và cần sớm hình thành.
Mỗi áp dụng tiện ích mới cho công tác văn thư đều phải tổ chức huấn luyện. Tổ chức bồi dưỡng kỹ năng đăng nhập mạng tin học và tra cứu thông tin trên mạng theo: Nhóm nhân viên, nhóm chuyên viên, nhóm lãnh đạo.
Được biết , Văn phòng HĐND - UBND TP. HCM đang triển khai áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Việc triển khai tích cực này đồng thời với việc thực hiện "Quy chế hoạt động của chuyên viên" sẽ tạo cho hoạt động của Văn phòng tuân thủ theo "công nghệ hành chính", để CNTT thật sự hỗ trợ chương trình THH QLHC thành công.
-
Diệp Văn Sơn - Cơ quan thường trực miền Nam - Bộ Nội Vụ
(Theo PC World B)
