Lãnh đạo các DN Việt Nam cũng thường xuyên có các ký kết hợp tác nhằm đẩy mạnh cho hệ thống CNTT của DN mình. (Ảnh: NH)

Trước hết, các DN thường tập trung vào những nguyên tắc quản lý sau: xây dựng các hệ thống ERP và CRM (đối với các DN trong lĩnh vực tài chính và có quản lý quan hệ khách hàng).

Tuy nhiên, những số liệu lưu trữ về tài chính, nhân viên và khách hàng như thế này lại thường được lưu trữ khá an toàn và minh bạch trong một hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) có tính bảo mật cao, trong khi các Nội dung phi cấu trúc (NDPCT) lại dễ bị phân tán rải rác và khó quản lý bảo mật hơn, chẳng hạn, chúng nằm trên các hệ thống máy chủ đến và đi khác nhau, nằm trong các hệ thống máy tính để bàn và máy tính xách tay khác nhau? Và một điều thực tế là, các NDPCT thường có giá trị hơn những nội dung có cấu trúc. Ví dụ, một báo cáo phân tích kết quả kinh doanh của quý trước sẽ có giá trị hơn các kết quả thô tính theo từng quý vốn được lưu trữ đầy đủ và bảo mật trong hệ thống CSDL.

Sự lộn xộn của các kho lưu trữ dữ liệu này là một trong những mục tiêu quan trọng mà bất cứ một CIO nào cũng nhìn thấy khi tìm cách giảm ngân sách CNTT liên quan tới các khoản chi phát sinh. Những khó khăn này đã tạo ra sự cần thiết phải quản lý CNTT theo một mô hình doanh nghiệp vững chắc để thực thi các giải pháp tuân thủ nguyên tắc quản lý, chủ yếu tập trung vào việc kiểm soát các NDPCT.

Cho nên, nhiều CIO đã quyết định rằng, việc sử dụng hệ thống CSDL như là một nền móng chung cho tất cả các dữ liệu và nội dung trong tổ chức của mình là một giải pháp hợp lý. Tức là, các hệ thống CNTT của mỗi DN sẽ có một khả năng tổng hợp dữ liệu, tổng hợp tất cả các nội dung công việc trong DN. Các hệ thống CNTT sẽ tổng hợp nội dung và tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác trong phạm vi DN thông qua việc tạo ra một cơ sở duy nhất để chia sẻ tất cả các nội dung của DN. Sau cùng, điều này còn đảm bảo, các dữ liệu về khách hàng và sản phẩm quan trọng của DN sẽ không bao giờ tự nhiên bị đặt dấu chấm hết giữa chừng!.

Không nên đi theo nguyên tắc cứng nhắc nào! 

Phản ứng tự nhiên của các DN khi phải đối đầu với một loạt yêu cầu, quy định, nguyên tắc rằng, cần phải giải quyết ngay, cần phải có những giải pháp cụ thể cho từng yêu cầu một. Tuy nhiên, ma trận giải pháp này sẽ nhanh chóng leo thang thành một loạt các phương pháp tuân thủ không thể kiểm soát nổi và từ đó sẽ tạo ra thêm nhiều vấn đề hơn là đi giải quyết chúng.  

Điều cần thiết ở đây là một môi trường và một kiến trúc có thể hỗ trợ các giải pháp tuân thủ nguyên tắc và quy định, nhưng lại phải đáp ứng các yêu cầu quản lý khác và nhất là, phải có đủ khả năng thích ứng để giải quyết những thay đổi của mọi yêu cầu phát sinh.

Cuối cùng, hãy tiến lên phía trước và tận hưởng!

Tóm lại, các CIO phải tận dụng việc tuân thủ các nguyên tắc quản lý như là một cơ hội để tái cân bằng các khoản ngân sách CNTT của mình, nhằm nâng cao tính linh hoạt trong công việc của mình, bằng cách: tập trung vào công tác tổng hợp nội dung, tối ưu hóa các chu trình kinh doanh và nâng cao khả năng thích ứng của hệ thống.

Giảm ngân sách CNTT liên quan tới các khoản chi phát sinh đã trở thành một rào cản mà các DN phải vượt qua khi tìm cách sử dụng CNTT để tạo nên một hiệu ứng tăng trưởng nào đó, khiến cho DN của các CIO ấy có tính chuyển đổi sâu sắc và khả năng cạnh tranh cao hơn, chứ tuyệt đối không chỉ nhằm mục đích tuân thủ hết nguyên tắc quản lý này đến nguyên tắc quản lý khác.

Chắc chắn, các giải pháp tuân thủ nguyên tắc quản lý hiệu quả nhất sẽ là những giải pháp giúp giảm những rủi ro trong kinh doanh cũng như giải được bài toán về vấn đề giảm ngân sách CNTT liên quan tới các khoản chi phát sinh. Có lẽ điều này cũng giống như việc các DN thông minh sẽ quyết định ăn chiếc bánh mà mình được hưởng -  ít nhất là khi đã đi gần tới đích trong việc tuân thủ các nguyên tắc quản lý.

• Huyền Chi (tổng hợp)