Các doanh nghiệp nên thận trọng trong việc sử dụng  các phần mềm quản lý. (Ảnh: CTV)

Ngày nay, với hầu hết các doanh nghiệp, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hiện đại vào quản lý có một ý nghĩa sống còn. Làn sóng ứng dụng các phần mềm quản lý để điều phối hoạt động doanh nghiệp như ERP (ERP - Enterprise Resource Planning System - hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, dạng phần mềm tổng hợp, sử dụng CNTT để quản lý mọi nguồn lực của doanh nghiệp như nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất...) chắc chắn sẽ nở rộ ở Việt Nam.

Đó là một dấu hiệu đáng mừng, bởi chỉ có liên tục thay đổi và ứng dụng công nghệ, đặc biệt công nghệ quản lý, chúng ta mới có hy vọng nâng được sức cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam lên ngang tầm các nước trong khu vực. Nhưng phần mềm quản lý không phải là chương trình trò chơi cứ bật máy lên là sử dụng ngay.

Kinh nghiệm từ các nước phương Tây cho thấy: Phần lớn các chương trình kiểu này (trên 70%) đều chưa đem lại kết quả mong đợi, mà còn làm người tiêu dùng thất vọng. Một trong những nguyên nhân chính là hiệu quả làm việc của chúng quá thấp, không tương xứng với số tiền doanh nghiệp bỏ ra. Khi mâu thuẫn phát sinh, ban đầu đôi bên còn tự thu xếp giải quyết. Nhưng dần dà biên độ mâu thuẫn nới rộng, hai bên hết chịu nổi, đồng loạt rủ nhau ra tòa. Làn sóng kiện tụng xung quanh các đồ án ERP gần đây đã lên tới mức báo động. Trong đó, có không ít các công ty lớn đã phá sản thật sự chính vì cái ham muốn sớm được ứng dụng công nghệ mới. Trường hợp FoxMeyer là một ví dụ.

Tiền mất, tật vẫn mang

FoxMeyer là một trong những nhà phân phối thuốc lớn nhất thế giới. Vào thời điểm xảy ra câu chuyện, doanh thu của hãng vượt con số 5,5 tỷ USD, xếp thứ tư ở Mỹ. Năm 1993, hãng quyết định nâng cấp hệ thống máy tính, đồng thời thay mới chương trình R/3: quản lý, điều phối đơn đặt hàng theo công nghệ của SAP.

FoxMeyer là nhà phân phối thuốc đầu tiên trên thế giới ứng dụng hệ thống bán hàng R/3. Trục trặc phát sinh vào đầu năm 1994, khi chương trình R/3 chính thức đưa vào sử dụng. Chương trình thường xuyên nhầm lẫn trong việc tính hàng tồn kho, và chỉ xử lý được tối đa 10.000 đơn đặt hàng/ ngày, ít hơn so với chương trình cũ đến 40 lần. Nhiều khách hàng đã không còn tín nhiệm và đã rời bỏ FoxMeyer, khiến mạng lưới phân phối từng bước tan vỡ. Sau gần ba năm sử dụng trầy trật, tiêu phí trên 64 triệu USD, tới cuối năm 1996, FoxMeyer đứng trước bờ phá sản.

Mùa hè năm 2001, lãnh đạo mới của FoxMeyer đã đưa đơn kiện SAP và Accenture, đòi bồi thường một tỷ USD. Nguyên đơn cho rằng vì đối tác viết chương trình tính toán sai nên đã dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Hơn thế, trong quá trình chỉnh lý, hãng SAP đã lấy FoxMeyer làm vật thí điểm các công nghệ mới, chưa được kiểm nghiệm thực tế. Còn hãng tư vấn Accenture tuy đã nhận số tiền quyết toán 30 triệu USD, nhiều gấp đôi giá thành dự kiến ban đầu, nhưng đến thời điểm bàn giao chỉ có sáu trong số 26 điểm bán hàng của FoxMeyer được cài đặt R/3 và làm việc rất rời rạc, "treo máy" liên tục. Nguyên đơn tố cáo Accenture tội lừa đảo, nhiều lần thay toàn bộ nhân viên tư vấn dự án, dùng người chưa có kinh nghiệm, khiến dự án lâm vào chỗ bế tắc.

Về phần mình, hai nhà cung ứng dịch vụ cương quyết phản bác. SAP cho rằng người chịu trách nhiệm chính phải là lãnh đạo FoxMeyer, vì chưa chạy thử kỹ càng đã vội đưa chương trình vào sử dụng. Accenture thì cho rằng hệ thống bán hàng của FoxMeyer tan rã trước hết là do khâu quản lý kém, rất nhiều hợp đồng không có lời, nằm hàng năm trời vẫn chưa được ngó đến.

Ai thắng vụ kiện này còn phải chờ xem, nhưng sự phá sản của FoxMeyer thì đã rõ. Rất tiếc là những câu chuyện tương tự như thế, có thể liệt kê cả ngày không hết.

56% lỗi quản trị kém!

Tìm câu trả lời cho tình trạng kiện tụng ngày càng tăng trong lĩnh vực tư vấn sử dụng CNTT, hãng Risqon Underwriting (Đức) đã tiến hành thăm dò ý kiến 25 công ty luật, hoạt động chuyên sâu trên lĩnh vực tranh chấp các hợp đồng công nghệ thông tin. Kết quả cho thấy, có năm nguyên nhân chính dẫn đến thất bại với tỷ lệ như sau:

1. Quản trị dự án kém (nhân viên tư vấn thiếu trình độ, không kết hợp được với người đặt hàng) - 56%;

2. Mất dữ liệu, yếu kém trong khâu bảo mật cũng như lưu trữ - 44%;

3. Chức năng chưa hoàn thiện và thiếu hướng dẫn sử dụng cụ thể - 40%;

4. Lỗi trong bố cục và lập giao diện - 40%;

5. Lỗi lập trình - 36%.

Chủ quan - kẻ thù của thành công

Theo năm nguyên nhân trên, có thể thấy doanh nghiệp không nên vội vàng khi chọn đối tác tư vấn đặt hàng. Thông thường, giới lãnh đạo doanh nghiệp đã vội quyết định khi chỉ mới lờ mờ biết đến một vài ý tưởng chủ đạo của chương trình. Chính sự chủ quan này đã dẫn đến những hậu quả khó lường. Bởi vậy, hiện nay, khi ký một hợp đồng lớn về ứng dụng CNTT, doanh nghiệp thường mời thêm ba đối tác nữa cùng tham gia: bảo hiểm, luật sư và kiểm định. Bảo hiểm để tránh rủi ro; luật sư để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng và kiểm định nhằm bảo đảm chất lượng của chương trình. Số tiền phát sinh tuy có lớn hơn thông thường chút đỉnh, nhưng nó đảm bảo chắc chắn doanh nghiệp sẽ không bị phá sản như vết xe đổ của FoxMeyer.          

(Theo Thời báo Kinh tế Sài Gòn)