Ông Ramakrisnan Ramamurthy, Tổng giám đốc Wipro Technologies có trụ sở ở Bangalore (Ấn Độ), cho biết những ai hùa theo để tiết kiệm vài xu một cách nhanh chóng sẽ cảm thấy nản lòng ngay tức khắc. Để tránh trở thành nhân vật của câu chuyện cảnh giác về offshoring, bạn hãy lưu ý những lời khuyên sau đây của các nhà tư vấn offshore outsourcing, các nhà sản xuất và các nhà phân tích.

1 - Không bao giờ gia công bên ngoài giá trị cốt lõi

Phải có những phương pháp đúng trong việc thực hiện gia công ở nước ngoài.

Bà Frances Karamouzis, Giám đốc nghiên cứu của công ty nghiên cứu thị trường Gartner, khuyên rằng cần xác định một cách vững chắc những chức năng CNTT nào quan trọng đối với lợi thế cạnh tranh của công ty. Đó là những chức năng mà bạn muốn giữ lại trong công ty hoặc ít nhất trong nước. Bà khuyên các nhà quản lý cân nhắc làm thế nào để công ty của họ duy trì được khả năng cạnh tranh và tài sản trí tuệ nào cần phải giữ lại để phát triển. Sau khi quyết định cái gì bạn không nên đưa ra nước ngoài gia công, hãy đặt mọi thứ khác lên bàn để bàn bạc.

Hãy xem offshoring như một phần của chiến lược kinh doanh rộng lớn hơn. Thật không may, nhiều công ty lại chúi đầu vào tìm kiếm nguồn chi phí lao động thấp, ông Ramamurthy nói. "Những người thành công là những người đã suy nghĩ thấu đáo, biết rõ những lĩnh vực mà họ thấy cần gia công bên ngoài và có chiến lược dài hạn".

2- Lôi kéo sự tham gia của ban giám đốc

Hãy làm cho lãnh đạo cao cấp để tâm đến sáng kiến offshoring của bạn ngay từ đầu. Ben Trowbridge, Giám đốc điều hành Alsbridge, một công ty tư vấn outsourcing, cho hay: "Giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, một quan chức cao cấp nào đó phải sớm có định hướng và lý lẽ kinh doanh khái quát về offshoring - và luôn hướng vào nhóm làm việc quay về lý lẽ đó". Như vậy, bạn ở vào một vị thế thuận lợi để giành được sử ủng hộ của tất cả các đồng nghiệp. Để biến điều này thành hiện thực, hãy tạo kênh truyền đạt thông tin và thay đổi chiến lược quản lý để xử lý nhiều vấn đề nội bộ khác nhau mà chúng sẽ phát sinh sau này.

Cliff Justice thuộc công ty tư vấn EquaTerra nói: "Sự đối kháng thụ đồng trong tổ chức có thể phá vỡ mối quan hệ về outsourcing". Ông Balaji Yellavalli, phụ trách giải pháp nguồn toàn cầu của Infosys Technologies có trụ sở ở Bangalore đồng ý với quan điểm của Justice và nói thêm: "Nội bộ tổ chức phải được chuẩn bị để xử lý sự gián đoạn. Có nghĩa là cần phải thảo luận kết quả một cách chân thành với nhân viên và đề ra kế hoạch cho sự thay đổi".

3- Tạo nội lực

Hãy xây dựng một đội ngũ quản lý dự án nội bộ mạnh. "Thách thức lớn nhất là biết chuẩn bị tinh thần và đặt các cơ cấu quản lý, con người vào vị trí thích hợp", ông Peter Bendor-Samuel, Giám đốc điều hành The Everest Grroup, một công ty tư vấn outsourcing, giải thích. "Quản lý vấn đề này từ xa đòi hỏi tái cấu trúc lại tổ chức. Đã có nhiều trường hợp thất bại". Ông Bendor-Samuel khuyên nên tạo ra hạt nhân ưu tú về outsourcing mà nó có thể cung cấp những công cụ và phương pháp thực hành tốt nhất cho việc quản lý dự án outsourcing có hiệu quả, bao gồm các phương tiện quản lý, các ưu đãi và các biện pháp xử phạt, cơ chế giám sát, chiến lược giảm thiểu rủi ro, mô tả dịch vụ và chuẩn đo lường.

4- Sắp xếp quy trình sản xuất trước khi offshoring

Ông Ashish Paul, Tổng giám đốc Cincom Systems tại Ấn Độ, một công ty chuyên làm gia công, cho biết các doanh nghiệp phải sắp xếp các quy trình CNTT trong nội bộ trước khi đưa chúng ra nước ngoài gia công. "Nếu có thể gia tăng năng suất lao động trước khi gia công ở nước ngoài thì bạn có khả năng thực hiện công việc một cách có hiệu quả hơn. Không nên đưa một quy trình có vấn đề ra nước ngoài gia công. Hãy chỉnh sửa nó trước". Theo lời khuyên của các  nhà quản lý của Infosys và Wipro thì các quy trình và công nghệ của khách hàng và nhà sản xuất phải được đồng bộ hóa trước. Chẳng hạn hai bên có cung cấp độ CMMI (Capability Maturity Model Integration) hoặc ITIL (Information Technology Infratructure Library). Ramamurthy thuộc công ty Wipro nói: "Không có gì tốt hơn nếu có sự tương tác tốt giữa các cách làm việc của hai công ty".

5- Tính chuyên môn

Có hàng chục công ty danh tiếng của Ấn Độ, Mỹ cung cấp dịch vụ nguồn toàn cầu (global sourcing), cho nên bạn phải xem xét những công ty này thật cẩn thận. "Giá cả tương đối ngang nhau", ông Bendor-Samuel nói. "Cái mà bạn kén chọn là cách tiếp cận và văn hóa".

Ông xem xét hàng loạt nhân tố khi đánh giá nhà sản xuất và bắt đầu bằng việc tìm hiểu những cách tiếp cận khác nhau. "Bạn có thể chọn sự chuyên môn hóa", ông nói và lưu ý rằng nhiều công ty đang hướng tới mô hình "đa nguồn", tức sử dụng nhiều nhà sản xuát có chuyên môn về một lĩnh vực cụ thể.

Những tiêu chuẩn khác gồm khả năng tài chính, năng lực thực thi pháp luật, thông lệ bảo mật và khả năng bảo hiểm những tình huống có thể xảy ra. Tuy nhiên, bà Karamouzis thuộc công ty Gartner lưu ý rằng nhiều công ty hàng đầu ở Ấn Độ có thể đáp ứng những tiêu chuẩn nói trên và như vậy công việc đánh giá trở nên khó khăn. "Các công ty Ấn Độ đều khởi nghiệp như nhau và khách hàng nói rằng những công ty này trông và cảm nhận giống nhau", bà Karamouzi nói.

6- Đòi hỏi chứng cứ của các phương pháp thực hành tốt nhất

Hãy tìm nhà sản xuất được trang bị tốt nhất để tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển. Theo ông Ramamurthy thuộc Wipro và ông Yellavalli thuộc Infosys, các công ty nên tìm kiếm chứng cứ cho thấy rằng nhà sản xuất sẽ mang đến những phương pháp thực hành tốt nhất và gia tăng năng suất. Điều đó có ý nghĩa sống còn là các nhà sản xuất phải tuân thủ những tiêu chuẩn ngành. Cấp độ cao về kinh nghiệm thực hiện quy trình CNTT, chứng nhận hợp chuẩn như CMMI, ISO và Six Sigma cũng không kém phần quan trọng. Tuy nhiên, theo ông Bendor-Samuel thuộc Everest, các giấy chứng nhận hợp chuẩn chỉ hữu ích như là bằng chứng rằng nhà sản xuất có kỷ luật về quy trình, chứ không phải là mục đích.

7- Đưa nhân tài vào hợp đồng

Sẽ là cơn ác mộng khi nhà sản xuất hứa cắt cử nhóm chuyên viên hạng ưu thực hiện hợp đồng nhưng sau khi hợp đồng ráo mực thì chỉ có những tay mơ. Theo các nhà phân tích, các nhà sản xuất làm gia công hàng đầu phát triển nhanh đến nỗi họ không thể tuyển dụng, đào tạo, giữ chân những chuyên viên giỏi. Ngoài những điều khoản chuẩn như an ninh, thực hiện đúng các yêu cầu và bảo mật dữ liệu, hợp đồng phải được cấu trúc một cách chặt chẽ để giải quyết những vấn đề có ý nghĩa sống còn, chẳng hạn nhân sự cho dự án. Hợp đồng phải xác định rằng bạn có người tốt nhất thực hiện dự án của bạn và phải đảm bảo tính liên tục về nhân sự, Bendor-Samuel nói. "Bạn nên có chính sách thưởng phạt công minh để đảm bảo rằng họ không chỉ cắt cử nhóm làm việc tốt nhất mà còn duy trì nó".

8- Điều tra các mô hình giá cả

Chọn cơ cấu giá sao cho đáng đồng tiền. Theo truyền thống trước đây, các hợp đồng thuê nhân sự bên ngoài đều dựa trên cơ sở thời gian và nguyên vật liệu đầu vào (trên giờ), bà Karamuozis thuộc công ty Gartner nói. Do các dự án ngày càng trở nên phức tạp, các hợp đồng đang hướng tới giá cố định, phạm vi cố định. Dạng hợp đồng này tập trung vào đầu ra hơn là đầu vào. "Các nhà sản xuất Ấn Độ muốn đượ đo lường dựa trên đầu ra, thay vì cho phép khách hàng quản lý nhân viên của họ", Ramamurthy thuộc Wipro giải thích như vậy. Hợp đồng với giá cố định khuyến khích các nhà sản xuất làm việc hiệu quả hơn. "Hợp đồng với giá cố định có thể cắt giảm chi phí theo thời gian nhờ năng suất lao động gia tăng", ông nói thêm.

9- Thích nghi với những khác biệt về văn hóa

Xét về khía cạnh con người, khắc phục những khác biệt về văn hóa và giao tiếp có lẽ là vấn đề đòi hỏi sự tinh tế nhiều nhất nhưng nó lại có tiềm năng mang đến kết quả mỹ mãn. "Cách xử lý sự đương đầu và xây dựng sự đồng thuận rất khác nhau giữa các nền văn hóa", ông Trowbridge thuộc công ty Alsbridge nói. Ông nói các nhóm quản trị Mỹ đã quen với xung đột, trong khi đó, các công ty Ấn Độ có khuynh hướng tránh né xung đột bằng mọi giá.

Ngay từ đầu, hãy tạo tiền lệ cho việc giao tiếp trung thực, cởi mở và dành thêm thời gian tiếp xúc các nhà sản xuất tiềm năng để thấy tất cả những khác biệt về văn hóa, dù lớn hay bé.

Xây dựng tốt các mối quan hệ cá nhân có thể thúc đẩy mối quan hệ ở cấp công ty. Các chuyên gia khuyên nên thường xuyên thăm viếng các nhà sản xuất thực hiện gia công và dành thời gian tìm hiểu những cá nhân trong cả bối cảnh hoạt động doanh nghiệp lẫn quan hệ xã hội. Ông Yellavalli thuộc công ty Infosys nói: "Những chuyến thăm các trung tâm phát triển ở Ấn Độ hoặc Trung Quốc mỗi năm một lần của những nhân vật chủ chốt thuộc bộ phận CNTT có thể tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau. Điều đó có thể giúp họ hiểu bộ máy ở nước ngoài vận hành như thế nào".

10- Thử trước khi làm

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, doanh nghiệp nên nhúng chân trước khi chúi đầu xuống nước. Ông Bendor-Samuel của Everest nói: "Nên tập dượt từ những dự án nhỏ sau đó mới đến dự án lớn".

(Theo Thời báo Vi tính Sài Gòn)