Cứ năm dự án CNTT thì có một dự án thất bại hoàn toàn, và hơn phân nửa không hoàn tất đúng thời hạn hoặc vượt quá ngân sách. Đó là kết quả của một cuộc nghiên cứu gần đây của The Standish Group International Inc., một công ty chuyên nghiên cứu giá trị và việc thực thi các dự án CNTT có trụ sở ở West Yarmouth, bang Massachusetts (Mỹ).

Thường thì phía doanh nghiệp đổ lỗi cho bộ phận CNTT, nhưng theo Standish thì sự thất bại đó còn là hậu quả của việc quản lý các yêu cầu không chặt chẽ, kế hoạch kinh doanh không hay, việc truyền thông giữa các bộ phận liên quan không tốt, hoặc có quá nhiều thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.  Standish Group đã đưa ra năm tình huống phổ biến nhất dẫn đến sự thất bại của các dự án CNTT và hướng giải quyết cho những tình huống này(*).

Tình huống 1 : Phí gia công quá cao

Vào giữa thập niên 1990, một hãng cung cấp dịch vụ máy bán hàng tự động muốn xây dựng một hệ thống tập trung tất cả các hoạt động của hãng để tiết kiệm chi phí điều hành. Hãng này đã thuê một công ty tư vấn lớn và uy tín để thực hiện phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning - ERP). Chi phí cho hệ thống ERP này lên tới 20 triệu đô la Mỹ !

Bob Price, cựu Tổng giám đốc của Công ty Control Data, nhận xét : “Ước mơ của nhà tư vấn là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý từ con số không vì anh ta nghĩ rằng mình biết cách làm tốt hơn mọi người khác.”

Kết quả ? Dự án hầu như sụp đổ hoàn toàn ! Khách hàng từ chối trả tiền vì giá của hệ thống ERP này không giống với những gì ghi trong bảng danh mục. Nó quá đắt đối với những khách hàng cá nhân. Chủ tịch của hãng này đã phải ra đi và vị tổng giám đốc của công ty mẹ cũng phải từ chức.

Bạn sẽ làm gì nếu người cố vấn mà bạn nghĩ là tài giỏi trở thành một thảm họa cho bạn ?

1. Đánh giá năng lực của bạn. Nếu không có ai trong tổ chức thực sự hiểu về dự án, bạn hãy để nhà tư vấn chịu hoàn toàn trách nhiệm. Nếu bạn không có những chuyên gia cần thiết hoặc không có khả năng thuê các chuyên gia đó, đừng thực hiện dự án. Bob Price nói : “Kinh doanh theo một phương cách kém hiệu quả vẫn tốt hơn là thực hiện một điều gì đó mà bạn không hiểu chút gì về nó.”

2. Chọn giải pháp phù hợp. Trong trường hợp nói trên, công ty dịch vụ đó đã cố gắng “ép” một cơ cấu tập trung vào một mô hình kinh doanh phân tán. Không thành công nên cuối cùng công ty ấy phải đưa bộ phận kinh doanh và quản lý kho ra khỏi hệ thống để chỉ tập trung các dữ liệu về khách hàng.

3. Tránh những công nghệ độc quyền. Theo Price, hệ thống ERP này không chỉ là một công việc làm theo ý khách hàng, mà còn được viết bằng ALGOL, một ngôn ngữ lập trình nhà tư vấn thích nhưng những người khác lại khó hiểu và không biết cách sử dụng.

4. Quản lý chặt chẽ. Ngay cả những hợp đồng tư vấn chi tiết nhất cũng không bao hàm được mọi thứ, đặc biệt ở những phần thay đổi hoặc giải thích cho rõ thêm. Nhà tư vấn có thể rất hữu dụng, nhưng bạn cần ghi rõ trong các điều khoản điều bạn muốn họ làm, và quản lý họ một cách chặt chẽ, Price nói.

Tình huống 2 : Dự án CNTT mở rộng quá mức

Cách đây ba năm, một công ty lớn của Mỹ chuyên cung cấp các dịch vụ kỹ thuật quyết định lắp đặt một hệ thống quản lý nội dung dựa trên nền web để kiểm soát quá trình truyền thông trong nội bộ. Và danh sách những tính năng bắt đầu gia tăng không ngừng. Nhà tích hợp hệ thống xác quyết rằng công ty có thể dùng hệ thống để hỗ trợ hoặc bán các báo cáo nghiên cứu cho khách hàng. Và ngân sách dành cho dự án nhanh chóng lên tới 100 triệu đô la.

Một cái bẫy để rút tiền của công ty ? Nhà tích hợp hệ thống này cũng là nhà cung cấp phần mềm dùng cho hệ thống. Dĩ nhiên là làm sao có vấn đề gì mà phần mềm của họ không thể giải quyết được khi chi phí tăng thêm đến hàng triệu đô la !

George Kondrach, Phó tổng giám đốc điều hành Innodata Isogen, nhà cung cấp các giải pháp và nội dung kỹ thuật số ở Hackensack, bang New Jersey (Mỹ), cho biết khi công ty nói trên liên hệ với Innodata thì họ đã chi đến 280 triệu đô la. Innodata khuyên họ nên thu nhỏ dự án lại và sử dụng phần mềm của một hãng khác để kiểm soát những công việc mà hệ thống không thực hiện được.

Kondrach nói Innodata có thể khắc phục vấn đề này với chi phí mười triệu đô la, nhưng như thế có nghĩa là công ty nói trên phải thừa nhận sự thất bại của họ.

Bạn sẽ kiểm soát quy mô dự án như thế nào?

1. Hiểu rõ nhà cung cấp. Theo Kondrach, bạn sẽ gặp phải nhiều rắc rối khi thuê một nhà tích hợp hệ thống có động cơ trục lợi, hoặc một người chỉ rành rẽ các sản phẩm của một nhà cung cấp duy nhất. Bất kỳ một giải pháp độc quyền nào cũng có thể giới hạn những chọn lựa của bạn sau này.

2. Hiểu biết phần mềm. Bạn phải hiểu rõ sự khác biệt giữa một tính năng của phần mềm với một chủng loại sản phẩm mới. Đừng sử dụng một hệ thống làm công việc của năm ứng dụng khác nhau.

3. Đừng chối bỏ sai lầm của mình. Sớm thừa nhận thất bại của mình là một trong những việc tốt nhất bạn có thể làm. “Đừng dùng những từ ngữ hoa mỹ để khỏa lấp sự thất bại. Tốt hơn hết là thẳng thắn thừa nhận rằng những quyết định thiết kế ban đầu của bạn là bất khả thi,” Kondrach nói.

4. Biết chấm dứt dự án đúng lúc. Chủ tịch Patrick Gray của Prevoyance Group góp ý : “Đừng vung tiền vào những dự án không có triển vọng. Thật đau lòng khi phải chấm dứt một dự án, nhưng thà mất 100 triệu đô la còn hơn lãng phí 200 triệu đô la.”

Tình huống 3 : Tin tặc tấn công

Năm ngoái, trang web của một công ty lớn chuyên cung cấp các dịch vụ tài chính bị tin tặc tấn công. Nhờ đã phòng bị trước, công ty này nhanh chóng gỡ trang chính xuống và đưa trang dự phòng lên nên hoạt động trên mạng của họ không bị gián đoạn.

Nhưng công ty này không ngờ rằng kẻ tấn công đã “cấy” một đoạn mã vào trang web từ nhiều tháng trước. Và nó đã có đủ thời gian để tự “nhân giống” vào tất cả các bộ phận sao lưu dự phòng trong hệ thống. Do vậy, khi trang dự phòng của công ty được tung lên mạng, tin tặc lại tiếp tục truy cập vào tài khoản của người sử dụng một cách dễ dàng. Cuối cùng, công ty phải đóng cửa hoàn toàn trang web trong nhiều giờ để tìm ra vấn đề và sửa lỗi.

John Pironti, nhà tư vấn an ninh mạng của Công ty Unisys, kết luận rằng nếu các hoạt động chính trên mạng của bạn chỉ dựa vào một ứng dụng hay một nền hệ thống duy nhất, bạn sẽ tạo nên một điểm yếu duy nhất. Trong trường hợp của công ty nói trên, tin tặc tha hồ khai thác trang web của họ, cả chính lẫn phụ, chỉ với một đoạn mã xấu.

Bạn sẽ hành động như thế nào để tin tặc không phát hiện được điểm yếu của hệ thống?

1. Đa dạng hóa nền hệ thống. Doanh nghiệp cần thiết lập nhiều nền hệ thống để chạy các hoạt động chính trên mạng và tổng hợp dữ liệu chuyển đổi giữa các nền hệ thống này. Khi đó, ví dụ như hệ thống Windows bị xâm phạm, công ty có thể chuyển sang hệ Linux ngay mà không bị gián đoạn lâu.

2. Kiểm tra bộ phận sao lưu dự phòng. Các tổ chức phải thẩm tra mã nguồn trước khi sao lưu hoặc phục hồi nó. Cách dễ dàng nhất là sử dụng hàm băm (hash function) để đối chiếu dữ liệu trước khi đưa vào sao lưu dự phòng. Nếu kết quả của các hàm băm không giống nhau thì mã của dữ liệu đã bị sửa bậy, và tổ chức sẽ nhanh chóng phát hiện ra những lỗi đó.

3. Kiểm toán quy trình. Hầu hết các tổ chức phải làm tốt hơn việc kiểm soát các hoạt động đăng nhập vào hệ thống. Bằng cách thường xuyên theo dõi các hoạt động “bình thường”, chúng ta có thể dễ dàng phát hiện và đối phó với những hành vi bất thường.

4. Chuẩn bị cho những thảm họa nhỏ. Đa số doanh nghiệp có sách hướng dẫn cách ứng xử trong những tình huống tệ hại nhất. Thế nhưng họ lại không biết những việc cần làm khi chỉ có một phần trong hệ thống, ví dụ như một trang web, bị hư hỏng. Họ cần có một kế hoạch ứng phó cho mỗi một bộ phận trong hệ thống, Pironti nói.

5. Nghĩ đến công việc kinh doanh, không phải công nghệ. Các tổ chức cần tiếp cận vấn đề bảo mật và tính liên tục với tư tưởng là làm sao để giữ cho việc kinh doanh được liên tục, cho dù phải vận dụng những phương cách thủ công thay vì hiện đại. Pironti nói : “Nếu các tổ chức nhìn sự việc trên toàn cảnh của quy trình kinh doanh chứ không phải từ góc độ công nghệ, họ sẽ đưa ra được những kế hoạch quản lý điểm yếu trong hệ thống.”

Tình huống 4 : Những phần mềm tồi tệ

Vào giữa thập niên 1990, một công ty sản xuất hàng tiêu dùng nghĩ rằng một hệ thống ERP đúng là thứ mà họ cần. Tất cả các lãnh đạo đều nhất trí. Sau nhiều tháng thực hiện, dự án cũng hoàn tất với chi phí 40 triệu đô la.

Phil Bloodworth, Trưởng bộ phận ứng dụng hiệu quả CNTT của Công ty PricewaterhouseCoopers (PwC), kể : “Khi họ bật công tắc khởi động hệ thống, đa số những người sử dụng đều phản đối [cách vận hành của hệ thống này].” Chẳng ai buồn tham vấn những người trực tiếp sử dụng hệ thống này cả. Một số module mới được trang bị thêm để sử dụng cho những phòng, ban khác, nhưng phần chính của hệ thống bị bỏ một cách hoang phí.

Bạn sẽ làm gì để dự án của mình không trở thành vô dụng?

1. Nói chuyện với người sử dụng. Theo Joel Koppelman, Tổng giám đốc của Primavera Systems, một công ty chuyên về phần mềm quản lý dự án, dự án càng lớn thì vấn đề thông tin liên lạc càng quan trọng. “Bản thân dự án có thể được thực hiện một cách hoàn hảo, nhưng nếu người ta không được thông báo để chuẩn bị cho những thay đổi thì nó sẽ thất bại,” ông nói.

2. Xã hội hóa dự án. Bloodworth khuyên rằng nên để người sử dụng đưa ra những yêu cầu và đánh giá dự án. “Hãy thuyết phục người sử dụng mua sản phẩm bằng cách hỏi họ cần gì, hệ thống hiện tại hoạt động tốt hay xấu và những yêu cầu cho công việc,” ông nói.

3. Tránh thay đổi thái quá. Bạn phải kiểm tra bản danh sách các đặc tính của dự án bằng cách ghi rõ chi phí cho mỗi thay đổi bên cạnh những đặc tính này. “Người sử dụng hoặc người quản lý có thể sẽ thôi không còn yêu cầu một sự thay đổi nào đó nữa khi họ nhìn thấy chi phí cho sự thay đổi này quá cao,” Chủ tịch Gray của Prevoyance nói.

4. Duy trì việc huấn luyện. Bạn cần phải được huấn luyện cả trước lẫn sau khi chuyển sang hệ thống mới.

5. Chia nhỏ dự án. Những dự án CNTT lớn, kéo dài trong nhiều năm chắc chắn sẽ thất bại. Chìa khóa để thành công là chia nhỏ dự án thành những phần độc lập để có thể đưa chúng vào hoạt động trong vòng từ ba đến chín tháng. Doanh nghiệp có thể thấy được một phần kết quả của sự đầu tư của họ và hủy bỏ ngay dự án nếu nó không đáp ứng yêu cầu mong đợi.

Tình huống 5 : Bộ phận CNTT bị xáo trộn

Bloodworth của PwC kể rằng có lần ông được một công ty kinh doanh giải trí lớn mời đến tư vấn. Ở công ty này, người ta chỉ miễn cưỡng chấp nhận công nghệ nhưng không hề gắn kết nó với những hoạt động chủ yếu của công ty. Những thay đổi đơn giản cũng phải mất nhiều thời gian để thực hiện. Số lượng các dự án treo ngày càng nhiều. CNTT bị xem là một thất bại thảm hại.
Nhưng Bloodworth khám phá lỗi không nằm ở bộ phận kỹ thuật mà ở cách công ty quản lý các dự án. Việc phê chuẩn, xếp loại ưu tiên, quyết định hủy bỏ dự án, v.v. chẳng đi theo một quy trình nào cả.

“Chúng tôi thấy hàng trăm dự án xếp đống ở đấy. Bộ phận CNTT chỉ tập trung nguồn lực của nó vào dự án nào mà người ta la lớn tiếng nhất,” ông nói.

Bạn sẽ vượt qua tình trạng rối ren ấy để đưa bộ phận CNTT hoạt động tốt trở lại như thế nào?

1. Nói sự thật với những nhà lãnh đạo. “Bạn cần nói với những người có khả năng giải quyết vấn đề rằng “Cái này không thể điều khiển được nữa ; chúng tôi cần phải sửa chữa nó,”” Bloodworth nói. “Nếu không ai nhất trí, bạn có thể phải cần đến sự giúp đỡ của một nhà tư vấn bên ngoài để nói với tổng giám đốc rằng “Chúng tôi có một vấn đề liên quan đến quản trị, và vấn đề ấy bắt nguồn từ ông.””

2. Giới hạn số lượng người có thẩm quyền quyết định. Một trong những việc đầu tiên mà PwC đã thực hiện ở công ty nói trên là thành lập một ủy ban điều hành để phê chuẩn các dự án CNTT. Ủy ban này hoạt động song song với một ban chỉ đạo để quản lý công việc hằng ngày, và mọi người đều phải chịu trách nhiệm về chi phí điều hành.

3. Phân tích danh mục đầu tư. Vứt bỏ tất cả những dự án đầu tư cũ hoặc không phù hợp với những mục tiêu chính của doanh nghiệp. Sau đó, sắp xếp các dự án còn lại theo thứ tự ưu tiên.

4. Nâng cao tầm vóc của bộ phận CNTT. Scott Christian, Giám đốc bộ phận ứng dụng hiệu quả CNTT của PwC, cho rằng bộ phận CNTT phải được xem trọng hơn nữa chứ không chỉ là một bộ phận giữ cho tất cả các phần trong hệ thống gắn kết với nhau. Người kỹ thuật phải được xem là một nhân tố quan trọng mang lại thành công cho doanh nghiệp. Các tổ chức phải trao quyền cho các chuyên viên giỏi để họ làm việc như những nhà suy nghĩ chiến lược chứ không như là những người chỉ biết thừa hành mệnh lệnh.

Một dự án CNTT thất bại có thể giống như một thiên tai đối với một tổ chức. Là một chuyên gia về CNTT, bạn không chỉ bảo vệ tài sản công nghệ của công ty mà còn phải giúp công ty hồi phục càng nhanh càng tốt. Dưới đây là cách chuẩn bị và sắp xếp ưu tiên những việc cần làm để đối phó với thảm họa:

• Ưu tiên #1 : Con người. Nhân viên của bạn là tài sản quan trọng, nghĩa là bạn phải biết họ ở đâu và làm sao tiếp cận họ một cách nhanh chóng. Các công ty khôn ngoan sẽ phân phát những sách hướng dẫn nhân viên để họ biết phải làm gì ngay mà không cần chờ hướng dẫn.

• Ưu tiên #2 : Dữ liệu. Sami Akbay, Giám đốc tiếp thị của GoldenGate Software, nhà cung cấp dịch vụ phục hồi sau thảm họa cho 500 công ty có doanh thu cao nhất thế giới do tạp chí Fortune bình chọn, nói : “Bạn có thể thay thế phần cứng, thậm chí cả những tòa nhà, nhưng bạn không thể mua dữ liệu mới.” Sao lưu dự phòng mỗi ngày và lưu trữ dữ liệu ở một nơi cách xa vị trí của công ty. Tuy nhiên, bộ phận sao lưu này phải an toàn và có thể truy cập được, đặc biệt là khi các phương tiện giao thông bị tắc nghẽn. Kiểm tra định kỳ bộ phận này để kịp thời phục hồi dữ liệu nếu chúng bị lỗi.

• Ưu tiên #3 : Phần mềm. Roy Jackson, Phó chủ tịch công ty tư vấn CNTT CAS Severn ở Laurel, bang Maryland, khuyên rằng các ứng dụng quan trọng nhất như hồ sơ nhân sự, bảng lương, e-mail... phải được sao lưu và xếp vào loại những ưu tiên hàng đầu. “Phải chắc chắn rằng bạn có hơn một nhân viên có thể vận hành hệ thống khi cần thiết,” ông nói.

• Ưu tiên #4 : Phần cứng. Nếu trung tâm dữ liệu của bạn bị hư, bạn sẽ cần đến một trung tâm dự phòng để nhanh chóng đưa vào hoạt động thay thế. Đặc biệt đối với một đơn vị kinh doanh, các giao dịch đúng thời hạn ở đó là rất quan trọng nên bạn cần một trung tâm dữ liệu phụ, giống hệt trung tâm chính, luôn trong trạng thái chờ để sẵn sàng thay thế trung tâm chính khi cần thiết.

• Ưu tiên #5 : Cơ sở vật chất. Đối với một thiên tai như cơn bão Katrina thì khoảng cách 80km giữa trung tâm dữ liệu dự phòng hoặc cơ sở lưu trữ của công ty với trụ sở chính chẳng có gì bảo đảm an toàn cả. Công ty bạn phải chú ý đến khoảng cách địa lý này ; tốt nhất là vài trăm kilômét.

Những lời khuyên nói trên sẽ chẳng có nghĩa lý gì cả trừ phi nhân viên của bạn được huấn luyện và sẵn sàng ứng phó khi tình huống xấu nhất xảy ra.

(Theo TBVTSG/Computerworld)